1. Het gemeentelijk privacybeleid
Binnen de gemeente Boom wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, medewerkers en (keten)partners. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld bij de burgers voor het goed uitvoeren van de gemeentelijke wettelijke opdrachten. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook de gemeente mee met nieuwe ontwikkelingen: nieuwe technologieën, innovatieve voorzieningen, globalisering of duurzaamheid en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De gemeente is zich hier wel degelijk van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.
Het bestuur en het Management of BOOMAT, de informatieveiligheidscel en de ICT-stuurgroep spelen een cruciale rol bij het waarborgen van de privacy.
De gemeente Boom geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de gemeente. Dit privacybeleid van de gemeente Boom is in lijn met het algemeen beleid van de gemeente en de relevante, regionale, federale en Europese wet- en regelgeving.
2. Wettelijke kaders voor de omgang met persoonsgegevens
De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het lokale beleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:
- De wet Verwerking Persoonsgegevens (WVP) of de privacywet van 8 december 1992, die vanaf 25 mei vervangen wordt door de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), internationaal beter gekend als de General Data Protection Regulation of GDPR.
- De federale uitvoeringswet m.b.t. de AVG
3. Uitgangspunten
De gemeente gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. De gemeente houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Grondslag en doelbinding
De gemeente zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag (d.w.z. een wettelijke basis) verwerkt.
Dataminimalisatie
De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De gemeente streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of zelfs geen persoonsgegevens verwerkt.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de gemeentelijke taken goed uit te oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid
De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door medewerkers die een vertrouwelijkheids- en beveiligingsverklaring, annex geheimhoudingsplicht hebben ondertekend in functie van het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid. De informatie is beschikbaar zodra deze nodig is in functie van de organisatie, de (keten)partners, verwerkers en vanzelfsprekend, de betrokkene.
Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van persoonsgegevensverwerking, maakt de gemeente afspraken over de eisen waar de gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet en de gemeente controleert deze afspraken op geregelde tijdstippen.
Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet evenredig zijn in verhouding tot en met het voor de verwerking te dienen doel.
Rechten van de betrokkene
De gemeente honoreert alle rechten van betrokkenen: dat doe zij in een ‘privacyverklaring’.
Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het hoogste beslissingorgaan van de gemeente, het college van burgemeester en schepenen. Het beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en om de 3 jaar zonodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via de gemeentelijke website. De meest actuele versie van het beleid is steeds daar te vinden.